Verwaltung modernisieren, Bürokratie abbauen

Verwaltung lebt von Vorgängen. Und Vorgänge müssen auf eine bestimmte Art bearbeitet werden und das dauert halt seine Zeit. Das war schon immer so, daran ist nichts zu ändern!?
Falsch: Durch den Einsatz von Computern und Verbesserung der Arbeitsabläufe kann eine Menge bewegt werden. Durch meine Initiative ist in 2012 die elektronische Mängelmeldung umgesetzt worden, die seither hervorragend angenommen wird. Ein ideales Beispiel für mehr Transparenz im Verwaltungshandeln und der Optimierung von Abläufen. Seither ist jederzeit klar, wo gerade welcher Fall bearbeitet wird, der Kunde kann sehen wie "sein" Sachstand aktuell ist. Doppelmeldungen werden vermieden, da sofort sichtbar ist, dass eine defekte Laterne oder eine wilde Müllansammlung schon bekannt sind.

 

Weitere Beispiele, die ich endlich in Angriff nehmen möchte sind:

  • Umstellung des Ratsinformationssystem auf ein papierärmeres Verfahren,
  • Elektronischer Posteingang und elektronische Aktenführung,
  • Einführung von Geo-Applikationen (Bodenrichtwerte / B-Pläne online abrufbar),
  • Intelligenter Wegweiser im Rathaus,
  • Kitaplatz-Portal zur Vormerkung, Anmeldung und Verwaltung von Kitaplätzen,
  • Elektronische Ausschreibung mit Online-Ausschreibungsportal.

Vorgänge und Abläufe optimieren

... geht, wenn man grundsätzlich alle Prozessabläufe auf den Prüfstand stellt, um sie von „Verschwendung“ zu befreien. Verschwendung tritt immer dann auf, wenn die erbrachten Tätigkeiten keinen Beitrag zum Endprodukt liefern. Verwaltungsabläufe müssen vereinfacht und effizienter werden, damit sich das Personal wieder auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann. Die Lösung für Überlastung kann nicht immer nur lauten: „Mehr Personal“, stattdessen muss an der Ursache der Überlastung gearbeitet werden. Rezentralisierung kann hier eine mögliche Lösung sein ... fachliche Tätigkeiten wieder durch die zuständigen Fachleute erledigen lassen - nicht jeder Mitarbeiter muss Controller, Finanzbuchhalter und Personalsachbearbeiter in Personalunion sein, um seinen eigentlichen Job zu machen!

Mitarbeiter müssen jedoch nicht um ihren Arbeitsplatz bangen, wenn Arbeitsabläufe optimiert werden oder Aufgaben wegfallen. Es gibt genug Alternativen den Personaletat ohne einschneidende Veränderungen zu reduzieren:

  • Stopp von Neueinstellungen,
  • keine Verlängerung von befristeten Arbeitsverhältnissen,
  • freiwilliges Umwandeln von Voll- in Teilzeit,
  • vorzeitiger Ruhestand oder ganz einfach
  • Überstundenreduzierung.

Aufgaben anpassen ...

... geht, wenn man die städtischen "Dienstleistungen" hinsichtlich ihrer markttauglichkeit“ überprüft. Wenn die Stadt für ein Dienstleistung mehr ausgibt, als sie einnimmt, muss dieses Produkt kritisch hinterfragt werden. Dies gilt besonders dann, wenn ein städtisches Angebot in Konkurrenz zu anderen Anbietern steht und nicht zu marktüblichen Preisen angeboten werden kann. 

... am Beispiel der Friedhöfe

Das Produkt „Friedhof“ muss dringend "renoviert" werden, da die Gebühren hier fast das Doppelte des marktüblichen betragen. Da das Angebot zu teuer ist, sinkt die Nachfrage. Bei sinkender Nachfrage müssen die weiter laufenden Kosten (die Fixkosten) auf immer weniger Zahler umgelegt werden. Eine Preisspirale beginnt und das Produkt wird immer unattraktiver. Hier gibt es genug Beispiele für eine erfolgreiche Produktneugestaltung (so schreiben zum Beispiel Flensburg oder Ohlsdorf nach ihrer Produktrenovierung wieder schwarze Zahlen).

... am Beispiel der Hausmeisterdienste

Das Hausmeistersystem muss grundlegend überarbeitet werden. Statt sich um Schließdienst oder Handwerkerbeauftragung zu kümmern, sollen Hausmeister mit handwerklichem Hintergrund direkt vor Ort Kleinreparaturen umsetzen. Mal einen Klassenraum streichen oder einen Wasserhahn auswechseln. Ein Scharnier in Ordnung bringen oder einen Schließzylinder tauschen – schnell, einfach, kostengünstig. Mehr Spaß an der Arbeit durch mehr Eigenverantwortung, mehr Kompetenz und mehr Selbstbestimmung. Mehr Identifikation mit dem "eigenen" Objekt.